Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Inaczej planuje się duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a organizator po stronie firmy może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bardziej praktyczne okazuje się poznanie struktury zaproszonej grupy. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Nie chodzi więc o zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na stworzeniu rytmu wydarzenia odpowiadającego potrzebom uczestników.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także dostępu do energii. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Trzeba przewidzieć też oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Niektóre elementy wymagają odpowiedniej powierzchni, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do najniższej ceny. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak obsługa techniczna, wyposażenie czy zaplecze sanitarne. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o problemy z dostępem do terenu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Dlatego plan awaryjny nie jest oznaki przesadnej ostrożności, lecz integralną częścią całego projektu. Dobrze wcześniej określić, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Duże znaczenie ma wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Dzięki temu zespół nie traci czasu na ustalanie, kto powinien zareagować zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Znacznie ważniejsze są funkcjonalna lokalizacja, realistyczny harmonogram i odpowiednie zaplecze. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+